Seruni.id – Berikut ini Seruni akan membagikan beberapa contoh surat resmi untuk berbagai keperluan. Jika membahas mengenai surat resmi, mungkin banyak yang beranggapan, bahwa surat sudah tidak digunakan saat ini, mengingat teknologi udah semakin canggih. Tak harus menulis surat, kita sudah bisa berkabar melalui smartphone. Sehingga surat perlahan ditinggalkan, terlebih dalam hal urusan pribadi.
Namun, ada salah satu surat yang hingga kini masih tetap eksis. Bahkan selalu menjadi kebutuhan penting, yakni surat resmi. Surat resmi masih banyak beredar. Baik surat yang fisiknya ada di atas kertas, pun secara online. Hal ini karena dalam beberapa aspek, memang harus menggunakan surat resmi yang jelas dengan tanda tangan dan beberapa unsur penting lainnya. Oleh sebab itulah, pembahasan mengenai surat resmi menjadi sangat penting untuk kita pahami. Begitu pula dalam contoh suratnya.
Apa Sih Surat Resmi Itu?
Surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh perseorangan, organisasi, pun instansi tertentu, yang bersifat formal dan berkepentingan resmi. Tahukah kamu, bahwa surat tak resmi dan surat resmi memiliki perbedaan yang signifikan, mulai dari penulisan hingga penggunaan bahasa. Jika bahasa yang digunakan dalam sebuah surat masih menggunakan bahasa sehari-hari, maka itu disebut surat tak resmi atau surat biasa. Surat resmi dibuat dalam berbagai kegiatan resmi seperti di sekolah, dinas dan di berbagai instansi pemerintah. Untuk memahami surat resmi bisa melihat contohnya di bawah ini.
Jenis-jenis Surat Resmi
Fungsi surat resmi tentu berbeda-beda sesuai dengan keperluan dan penggunaannya. Oleh karena itu, muncullah yang disebut dengan jenis-jenis surat resmi yang bisa ditemui dan mungkin pernah kamu buat. Berikut beragam jenisnya:
• Surat Keputusan
• Surat penggilan (undangan)
• Surat perintah
• Surat kuasa
• Surat edaran
Bagian-bagian yang Terdapat di Dalam Surat Resmi
Namanya saja surat resmi, tentulah tidak boleh dibuat secara asal-asalan. Ketika ingin membuat surat resmi, kita harus memperhatikan susunan surat tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan kaidah yang berlaku. Dalam hal ini, kita membicarakan susunan surat secara umum, biasanya yang masuk adalah pembuka, isi lalu penutup. Namun, di balik itu, jika kamu membuat surat resmi, ada beberapahal yang harus menjadi perhatian, apa saja?
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Fungsi kop surat sendiri merupakan identitas pertama yang akan dilihat oleh si penerima. Adanya pemberian kop surat ini memiliki tujuan tertentu. Untuk surat resmi perusahaan biasanya ditambahkan macam usaha, nomor jenis usaha, bidang kegiatan. Adapun fungsinya sebagai berikut:
- Sebagai media promosi
- Untuk mengetahui alamat dan nama instansi
- Untuk memberikan informasi tentang jenis kegiatan dan/atau bidang usaha
2. Nomor Surat
Setelah kop surat kemudian ada pula nomor surat. Fungsi dari nomor surat yakni agar memudahkan instansi dalam pengarsipan atau penyimpanan data kapan terakhir pembuatan dan pengeluaran surat. Dengan adanya nomor surat, tentunya akan memudahkan para karyawannya untuk membuat surat berikutnya. Nomor surat sendiri berisikan nomor urut, bulan, serta tahun pembuatan/pengeluaran surat. Letak nomor surat biasanya berada di bawah kop surat di sebelah kiri. Nomor surat pada surat resmi ini memiliki fungsi antara lain:
• Untuk memudahkan pencarian kalau surat dibutuhkan.
• Untuk memudahkan penyimpanan administratif.
• Membantu dalam pengelompokan surat sesuai dengan jenis isi surat tersebut.
• Untuk memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat.
Adapun pada saat pembuatan nomor surat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu:
• Bulan dan tahun pembuatan surat
• Kode tujuan surat, contoh UR (Undangan Rapat)
• Kode kedudukan surat, contoh KEI = Surat Keluar
• Nomor surat yang dikeluarkan harus sesuai dengan urutan surat, dihitung mulai nomor akhir pembuatan surat.
Contohnya:
Nomor: 01/UR/XII/2019
01: Menunjukkan surat ke-1
SPK: Undangan Rapat
XII: Dibuat pada bulan ke-12 (Desemberr)
2019: Dibuat pada tahun 2019
Untuk lampiran disertakan jika ada, namun jika tidak, cukup diberi tanda (-) saja.
3. Tanggal Penulisan Surat
Tujuan dari menuliskan tanggal surat yakni agar si penerima dapat mengetahui kapan surat tersebut dibuat. Dengan adanya tanggal penulisan, maka akan diketahui masa berlakunya surat tersebut. Oleh sebab itu, tanggal penulisan surat menjadi salah satu komponen penting dalam penulisan surat resmi.
4. Lampiran
Lampiran merupakan dokumen yang turut dilampirkan di dalam pembuatan surat resmi oleh sebuah instansi pun perseorangan. Untuk lampiran di dalam surat resmi, berfungsi untuk menunjukkan jika terdapat dokumen penting sebagai penunjang surat tersebut.
Contohnya:
No: –
Lamp: 3 lembar
Perihal: –
Hal ini menunjukkan jika surat tersebut menyertakan 3 lembar dokumen di dalam surat tersebut.
5. Perihal
Perihal menjadi hal yang sangat pokok yang juga merupakan tujuan utama dalam pembuatan surat resmi tersebut. Fungsi dari komponen ini adalah untuk menunjukkan kepada si penerima tentang isi pokok surat. Dengan begitu, penerima surat dapat segera mengetahui tujuan pengirim.
6. Alamat Tujuan
Alamat penting sekali untuk kamu tulis. Maka dari itu, alamat surat jangan sampai salah kata pun tujuan. Penulisan alamat dilakukan sebanyak dua kali, yang pertama pada amplop surat dan yang kedua di isi surat itu sendiri. Untuk isi surat, alamat tidak perlu dituliskan secara detail karena sudah dituliskan di luar amplop. Berikut hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat surat resmi:
• Pemakaian kata “Kepada” tidak usah di tulis, karena mengandung kemubadziran kata.
• Penulisan “Yang terhormat” atau yang lebih sering disingkat “Yth” berfungsi untuk memberikan penghormatan kepada penerima surat seperti atasan atau relasi kerja.
• Sebutan “Bapak”, “Ibu”, atau “Sdr” hanya berlaku pada nama orang dan tidak digunakan pada nama instansi ataupun jabatan tertentu.
• Pemakaian titik hanya dipakai sesudah singkatan tidak perlu disetiap akhir baris.
• Kode pos sebaiknya di tulis, sebab akan membantu petugas pos di dalam mengirimkan surat itu (Terutama jika dikirimkan melalui
• Perum Pos dan Giro).
Contohnya:
Yth. Manager PT. Pertamina Persero
Jalan Gunung Merapi
Kota Dumai
Yth. Bapak Robby Alvian S.T
Jalan Raya Pekan-Jakarta KM2
Kota Jakarta
7. Salam Pembuka
Salam pembuka menjadi komponen penting di dalam surat resmi. Hal ini dikarenakan salam pembuka berfungsi sebagai pembuka sebelum sampai ke inti atau pokok isi surat. Contoh kata salam pembuka misalnya: Assalamua’alaikum, Dengan Hormat, Salam Sejahtera, dan lain sebagainya.
8. Isi Surat
Isi surat adalah komponen utama dari sebuah surat, dimana pokok-pokok atau inti yang sedang dibahas tertuang dalam isi surat. Di dalam sebuah surat terdapat bagian-bagian seperti karangan yang lainnya, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup.
9. Salam Penutup
Salam penutup berisikan kata-kata penutup yang umumnya digunakan untuk menambahkan kesantunan di dalam berkomunikasi. Meskipun salam penutup ini baik jika digunakan dalam sebuah surat , namun bukan berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup ini hanya digunakan dalam surat resmi yang contohnya seperti pada surat-surat berita.
10. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Kalian tentu pernah menuliskan tanda tangan di dalam surat pun keterangan tertenu. Begitupun halnya dalam surat resmi yang dimana salah satu komponen yang disertakan yaitu nama penanggung jawab serta tanda tangan. Nama penanggung jawab adalah sebagai penanda jika nama tersebutlah yang memang bertanggung jawab dan dikuatkan dengan tanda tangan. Penanda tangan dalam surat harus sesuai dengan nama orang yang tercantum pada surat tersebut.
11. Tembusan
Tembusan digunakan ketika jika terdapat pihak yang di anggap perlu mengetahui isi surat itu.
Contoh Surat Resmi
1. Contoh Surat Resmi Undangan Rapat Perusahaan
KARYA ABADI
Jl. Mawar no. 12 Jakarta Selatan
Telp/fax: 123456
Email: [email protected]
Nomor: 01/URP/KI/2019
Lampuran: –
Hal: Undangan Rapat Perusahaan
Yth. Bapak Budi Lestari
HRD CV. KARYA ABADI
Di Tempat
Dengan Hormat,
Berkaitan dengan akan dilaksanakannya evaluasi tahunan perusahaan, kami mengharapkan kehadiran bapak untuk ikut serta berpartisipasi dalam rapat tersebut dimana akan diselenggarakan pada:
Hari/tanggal:
Waktu:
Tempat:
Dengan adanya surat undangan ini, kami memberitahukan dengan hormat agar rekan-rekan sekalian turut hadir dalam rapat tersebut. Terlebih mengingat pentingnya rapat ini semata untuk kemajuan perusahaan.
Atas perhatian dan waktunya, kami sampaikan terima kasih.
Jakarta, 27 Desember 2019
Tulis namanya
(Direktur)
2. Contoh Surat Resmi Universitas
KOP UNIVERSITAS
Jakarta, 27 Desember 2019
Nomor:
Lampiran: –
Perihal: Permohonan Penelitian
Yth. (nama pimpinan instansi)
Nama instansi
Alamat instansi
Dengan Hormat,
Kami dari (tulis nama universitasnya), dengan ini mengajukan permohonan kepada Bapak/Ibu untuk dapat kiranya menerima mahasiswa/i kami berikut ini:
Nama:
NIM:
Program Studi:
Untuk melaksanakan Penelitian Skripsi di instansi/perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Pelaksanaan Penelitian Skripsi mahasiswa/i (tulis nama universitasnya) disesuaikan dengan jadwal yang ditentukan oleh instansi/perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Ketua Program Studi (tulis program studi apa)
Nama Universitas
Nama Ketua Prodi
(tulis NIP-nya)
3. Surat Resmi Sekolah Dasar (SD)
KOP SURAT
Tembusan:
1.
2.
Nomor:
Lampiran: –
Hal: Permohonan Peminjaman Alat (Bisa diganti sesuai dengan kebutuhan)
Kepada Yth.
Nama penerima
Di Tempat
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Salan sejahtera kami haturkan semoga Bapak/Ibu dan keluarga senantiasa dalam keadaan sehat wal’afiat sehingga dapat melaksanakan amal shaleh dengan sebaik-baiknya. Aamiin.
Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan Manasik Haji (tulis sesuai dengan kegiatannnya) siswa/i (tulis nama sekolahnya) yang InsyaAllah akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal:
Waktu:
Tempat:
Maka kami bermaksud untuk meminjam peralatan berupa satu unit Ka’bah dan satu unit Kemah Prambuka ukuran kecil.
Demikianlah surat pemberitahuan ini disampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Tulis tanggal
Kepala Sekolah
Nama dan tanda tangan
3. Contoh Surat Dinas Kesehatan
PEMERINTAH KABUPATEN KOTA BANDUNG
DINAS KESEHATAN
Jl. Bandung Lautan Api No. 723 Bandung
Telp(0823)23762
website : dinkes.bandung.go.id
Nomor:
Lampiran: –
Perihal: Pemberitahuan Pelayanan Kesehatan
Kepada Yth. Pimpinan Puskesmas
Di tempat
Sehubung dengan diteraptkanya Pemilihan Umum Kepala Daerah (Pilkada) Provinsi Jawa Barat pada tanggal 8 Agustus 2017 sebagai hari libur nasional. Bersama ini, kami memberitahukan bkepada seluruh Saudara Pimpinan Puskesmas agar tetap memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Untuk penjadwalan piket tenaga kesehatan disesuaikan dengan situasi dan kondisi setempat.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya di ucapkan terimakasih.
KEPALA DINAS KESEHATAN
KABUPATEN KOTA BANDUNG
Dr.Drg. Indrayati Susiati, M.Kes
NIP. 2387 232 7862 3232
Tembusan :
1. Walikota Bandung
2. Pertinggal
4. Contoh Surat Dinas yang Berkenaan dengan Kegiatan Sekolah
(Tulis nama sekolahnya)
Jl. Jend. Suprapto No. 5 Jakarta
No. Telp. (021) 1234567
________________________________________________________
Jakarta, 05 Januari 2018
No :
Lampiran : –
Perihal : Undangan
Yth. Orang tua/Wali Murid
Kelas (tulis kelas dan nama sekolahnya)
Jakarta
Dengan Hormat,
Dalam rangka untuk meningkatkan wawasan para siswa siswi (tulis nama sekolah dan kelasnya). Maka lewat surat ini kami selaku badan pendidikan sekolah, bermaksud mengadakan kegiatan studi lapangan untuk siswa siswi Jurusan (tulis jurusannya) di luar sekolah.
Adapun kegiatan tersebut akan kami laksanakan pada :
Hari/Tanggal:
Pukul:
Tempat:
Acara:
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah
(Tulis nama sekolahnya)
(Tulis namanya)
5. Contoh Surat Pernyataan Resmi
SURAT PERNYATAAN
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama :
Tempat dan tanggal lahir :
Agama :
Alamat :
Bersama surat ini, dengan sebenar-benarnya secara pribadi saya menyatakan bahwa saya :
• Tidak melakukan pelanggaran hukum dalam bentuk apa pun atau berurusan dengan pihak kepolisian dalam rangka melakukan sesuatu tindak pidana kejahatan.
• Tidak sedang menjabat sebagai Calon anggota PNS dan saya bersedia untuk bersedia ditempatkan sesuai posisi yang dibutuhkan dan telah di tentukan oleh pemerintah.
• Tidak menjadi pengurus dan/atau anggota partai politik.
Demikianlah saya buat pernyataan ini dengan sesungguhnya. Apabila di kemudian hari di temukan bukti bahwa surat pernyataan ini tidak benar, saya bersedia di tuntut di pengadilan.
(Tulis kota tanggal dan tahun)
Yang membuat pernyataan
6. Contoh Surat Pengumuman Resmi
Kementerian Pendidikan Nasional
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
Dr. Hamka Air Tawar SEMARANG 25131 Telp. (0751) 7051260
___________________________________________
PENGUMUMAN REKTOR
No : 866/H35/AK/2010
Pengumuman untuk para calon mahasiswa baru dengan jurusan fakultas teknik tahun akademik 2011/2012 yang telah masuk kriteria dalam bidangnya, maka dengan ini dinyatakan lulus dan diterima, diwajibkan untuk calon mahasiswa untuk melapor di bagian pendaftaran ulang pada:
Hari/Tanggal:
Jam:
Tempat:
Dengan membawa persyaratan sebagai berikut:
1. Asterik peserta seleksi Jalur Prestasi Fakultas Teknik
2. Membayar SPP dengan jalur transfer di seluruh cabang bank terdekat
3. Surat keterangan sehat dari rumah sakit atau puskesmas terdekat
Seluruh persyaratan tersebut bisa diserahkan pada pihak loket pendaftaran mahasiswa baru.
Demikian pengumuman ini untuk bisa dimaklumi.
Semarang, 28 April 2015
Rektor,
(Tulis nama dan tanda tangan)
7. Contoh Surat Resmi Osis
OSIS SMA NEGERI 1 SURABAYA
Jl. Kartanegara Surabaya
______________________________________________________
11, Februari 2017
No Surat :
Perihal: Pengumuman
Lampiran:
Kepada
Yth. Bapak/Ibu Orang tua/Wali murid
Assalamualaikum wr.wb
Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan OSIS yang akan mendukung kemampuan berorganisasi bagi siswa/siswi anggota OSISI baru, kami selaku panitia OSIS akan mengadakan pelatihan kepemimpinan pada siswa/siswi tersebut tepatnya pada:
Hari/Tanggal:
Tempat:
Waktu:
Demikian surat ini kami informasikan pada Bapak/Ibu sekalian agar memberikan izin untuk siswa-siswi agar bisa berpartisipasi dalam acara tersebut.
Sekian dari kami, atas perhatian dan waktunya kami sampaikan terimakasih.
Penanggung jawab
(Ketua Osis)
(Tulis nama dan tanda tangan)
8. Contoh Surat Resmi Dinas Pemerintah
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR
DINAS PENDIDIKAN PARIWISATA DAN KEBUDAYAAN
Kabupaten Tulungagung
Jl. Nusantara No 12 A Tulungagung 54431
____________________________________________________
Tulungagung, 13 Agustus 2017
Nomor:
Lampiran: –
Perihal: Undangan
Yth. Sdr. Abdul Aziz
Jl. Merdeka no. 34
Tulungagung
Dengan hormat,
Berhubungan dengan akan diselenggarakannya rapat internal, kami memohon saudara untuk hadir dalam rapat pada:
Hari:
Tanggal:
Tempat:
Acara:
Demikianlah surat undangan ini kami sampaikan dengan mengharap segenap waktu luang saudara untuk menghadiri rapat terkait. Atas perhatian dan waktunya, dengan segala rasa hormat, kami sampaikan terimakasih.
Hormat Kami,
Kepala Dinas Pendidikan Pariwisata dan kebudayaan
(Tulis nama dan tanda tangan)
9. Contoh Surat Dinas Penugasan Karyawan Perusahaan
ALAM SEGER
Jl. Jendral Sudirman – Malang
Telp. 0341 333777 Fax. 0341 333666
SURAT TUGAS
Nomor :
Berkaitan dengan peningkatan potensi kinerja karyawan PT. Alam Seger, maka dengan ini diberikan tugas kepada :
Nama:
Nomor Induk Karyawan:
Jabatan:
Untuk menghadiri pelatihan tentang perkembangan teknologi produksi di Hotel Indah yang beralamat di Jl. Mastrip No. 121 – Sidoarjo yang akan dilaksanakan pada tanggal 3 Agustus 2018 sampai dengan 4 Agustus 2018.
Demikianlah surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Malang, 1 Agustus 2018
Direktur PT. Alam Seger
Budi Jayadi
10. Surat Kuasa Resmi
SURAT KUASA
Yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama:
Umur:
Tempat tanggal lahir:
Alamat:
Yang selanjutnya disebut sebagai Pemberi Kuasa.
Dengan ini memberi kuasa kepada:
Nama:
Umur
Tempat tanggal lahir:
Alamat:
Yang selanjutnya disebut sebagai Penerima Kuasa.
_________KHUSUS_________
Atas nama dan untuk pemberi kuasa mewakili dan mengurus serta menjual Kendaraan bermotor merk : .Toyota, Type : 86, warna : Merah, tahun : 2015, No. Pol. : N-3671-WF, No. Rangka : va98765432, No. BPKB : 23071996, atas nama : Alvian
Untuk keperluan yang tertera di atas maka, penerima kuasa dapat melakukan tindakan sebagai berikut :
1. Untuk menandatangani surat perjanjian jual beli, surat pernyataan melepaskan hak atas kendaraan bermotor tersebut dan maupun surat-surat yang berhubungan dengan maksud dan tujuan pelepasan hak kepemilikan atas kendaraan bermotor tersebut.
2. Menerima uang serta menandatangani kwitansi hasil dari penjualan kendaraan bermotor tersebut serta melakukan tindakan lain yang dianggap perlu dan patut sehubungan dengan diberikannya kuasa ini.
Demikian surat kuasa ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagai mana mestinya.
Makassar, 12 September 2018
Pemberi Kuasa Penerima Kuasa
(Tulis nama dan tanda tangan) (Tulis nama dan tanda tangan)
Baca Juga: 13 Contoh Surat Izin Sekolah untuk Berbagai Keperluan
Itulah 10 contoh surat resmi yang bisa dijadikan sebagai refersni utama bagi kalian yang bekerja di kantor bagian surat menyurat. Format yang ada di dalamnya pun dapat dijadikan sebagai panduan dalam pembuatan surat di lembaga maupun instansi yang ada. Semoga bermanfaat dan dapat membantu.
